profimedia

Za hitre novice, aktualne teme in zanimive vsebine izberite Svet24 za svoj prednostni vir na Googlu.

Nastavi

Če imate pri svojem delu vsak dan opravka z množico različnih vsebin in opravil, se zagotovo zavedate, kako pomembno je, da so ključni podatki pregledno urejeni, hitro dostopni in zbrani na enem mestu. Z rastjo in razvojem podjetja se namreč povečuje tudi količina informacij o strankah in poslovnih partnerjih, ponudbah, projektih, nalogah ter drugih poslovnih procesih, ki jih je treba ustrezno organizirati in povezovati.

A čeprav je poslovanje danes neprimerljivo bolj digitalizirano kot pred desetletjem ali dvema, so lahko informacije še vedno razpršene med različnimi sistemi, programi in dokumenti. In če podjetje nima sistema, ki bi jih povezal in omogočal boljši pregled nad njimi, zaposleni za iskanje, preverjanje ali prepisovanje informacij porabljajo čas, ki bi ga lahko namenili pomembnejšemu delu.

Na srečo že dolgo obstajajo rešitve, ki podjetjem omogočajo, da imajo pomembne informacije zbrane in pregledno urejene na enem mestu. Govorimo o sistemih CRM oziroma sistemih za upravljanje odnosov s strankami, ki povezujejo podatke o strankah, stikih in aktivnostih ter zaposlenim omogočajo, da do potrebnih informacij dostopajo hitro in preprosto. Sodobne rešitve pa danes omogočajo še veliko več in lahko podpirajo tudi številne druge poslovne procese.

UI

Od zvezkov in excela do centralnega sistema

Kako zelo se je način dela v podjetjih v zadnjih desetletjih spremenil, najbolje pokažejo izkušnje dolgoletnih uporabnikov. Edo, pomočnik direktorja radijskih postaj, s podjetjem, v katerem dela še danes, sodeluje že 33 let, zato se dobro spominja tudi časov, ko so bile informacije in podatki organizirani povsem drugače kot danes.

»Podobno kot v številnih drugih podjetjih smo tudi pri nas podatke o strankah in poslovanju dolgo vodili v excelovih datotekah, internih imenikih in različnih evidencah. Vsak je imel svoje podatke na svojem računalniku, včasih pa še precej bolj klasično – v papirnatem zvezku ali imeniku,« nam zaupa.

Če je kdo potreboval informacijo o poslovnem partnerju, jo je pogosto iskal pri tržnikih, drugih oddelkih ali v financah, še doda. Finančno-računovodski sistemi so bili sicer med prvimi poslovnimi rešitvami, ki so bile dobro računalniško podprte, številni drugi podatki pa so še dolgo ostajali razpršeni med različnimi evidencami.

Primernejšo rešitev so začeli aktivneje iskati okoli leta 2008. Takrat je veliko razpoložljivih rešitev prihajalo iz tujine, sistemi pa so bili pogosto precej togi ali pa so bile prilagoditve potrebam posameznega podjetja drage. Dve leti pozneje so navezali stik s slovenskim podjetjem Intrix Solutions d.o.o., ki razvija lastni sistem Intrix.

»Njihova rešitev Intrix se nam je zdela že na začetku zelo blizu temu, kar smo iskali. Šlo je za slovenski CRM, prilagojen domačemu okolju, predvsem pa za sistem, ki ga je bilo mogoče nadgrajevati in prilagajati našim procesom.«

Arhiv naročnika

CRM je veliko več kot le baza strank

Prav možnost prilagajanja se je v naslednjih letih izkazala za še kako pomembno. Intrix pri njih namreč ni ostal zgolj sistem za vodenje podatkov o strankah in stikih. »Že v prvem letu sodelovanja smo začeli osnovni CRM skupaj z ekipo Intrix Solutions spreminjati v precej širše poslovno orodje. Danes v njem ne vodimo le strank in projektov, ampak velik del procesov, potrebnih za vsakodnevno poslovanje,« pojasni Edo.

V sistem so postopoma vključili podatke o podjetjih, strankah in stikih, delovne naloge, projekte, predračune, zaključnice in druge procese.

Intrix so povezali tudi z namenskimi finančno-računovodskimi sistemi. Tako istih podatkov ni bilo več treba vedno znova prepisovati in iskati na različnih mestih, del procesov pa se je lahko avtomatiziral, kar je delo v podjetju še dodatno olajšalo.

»Zakaj moramo zdaj vse vpisovati še sem?«

Seveda pa je potrebno vzeti v zakup, da uvedba novega sistema sama po sebi še ne pomeni, da ga bodo zaposleni takoj sprejeli z navdušenjem. Spreminjanje dolgoletnih navad je pogosto eden zahtevnejših delov digitalizacije.

»Navade je težko spreminjati in tudi pri nas je bilo nekaj vprašanj v smislu: 'Zakaj moramo zdaj vse vpisovati še sem?'« Začetne pomisleke pa so po Edovih besedah hitro preglasile prednosti, ki so jih uporabniki začeli opažati pri vsakodnevnem delu. »A kmalu so tudi največji skeptiki ugotovili, da je postalo delo dejansko lažje, bolj urejeno, sledljivo in učinkovito.«

Arhiv naročnika

Pomembna pa je postala tudi možnost dostopa ne glede na lokacijo. Ker je Intrix spletna aplikacija, lahko uporabniki do sistema dostopajo z računalnika, telefona ali tablice. Danes se nam to zdi skoraj samoumevno, pred petnajstimi leti pa je takšna možnost pomenila precej večjo spremembo načina dela.

»Če danes primerjam celoten delovni proces s tistim iz obdobja excelov, blokcev, zvezkov, planerjev in fizičnega iskanja podatkov po podjetju, je razlika ogromna,« še poudari Edo in pojasni, da je to še bolj očitno pri analizah poslovanja. »Pred uvedbo CRM je lahko iskanje po fasciklih, strankah in stroškovnih mestih ter preračunavanje prometa trajalo več ur. Danes lahko enake oziroma precej podrobnejše podatke dobimo praktično takoj – z nekaj pravilno izbranimi filtri.«

Prav takšni primeri pokažejo, da bistvo digitalizacije ni le uporaba različnih programskih rešitev, temveč predvsem to, koliko lahko te dejansko poenostavijo vsakodnevno delo.

Od odnosov s strankami do širšega upravljanja poslovanja

V več kot petnajstih letih pa se je močno nadgrajeval tudi Intrix. Podjetje Intrix Solutions iz Ptuja, ki razvija sistem, danes ponuja rešitve za več področij poslovanja. Poleg upravljanja odnosov s strankami oziroma CRM-ja so to še upravljanje kadrov oziroma HRM, projektno vodenje, podpora strankam in servisi.

Arhiv naročnika

Če se vrnemo k CRM-ju, Intrix danes med drugim omogoča urejanje strank in kontaktov, spremljanje prodajnih priložnosti in aktivnosti, 360-stopinjski pregled nad stranko ter pripravo različnih poročil. Sistem je mogoče povezati tudi z različnimi ERP oziroma poslovno-informacijskimi sistemi, med njimi Pantheonom, SAOP iCentrom, Minimaxom in SAP-om, pa tudi s koledarji.

Precej širše so tudi možnosti projektnega vodenja. Uporabniki lahko na enem mestu spremljajo projekte in naloge, roke, porabljeni čas, finančno konstrukcijo in projektno dokumentacijo. HRM pa omogoča podporo kadrovskim procesom in upravljanje podatkov o zaposlenih, od zaposlovanja in uvajanja novih sodelavcev do njihovega nadaljnjega razvoja.

Kako obsežne so postale možnosti sistema, opažajo tudi njegovi dolgoletni uporabniki. »Pravzaprav se včasih razvija celo hitreje, kot uspemo uporabljati vse nove možnosti. Tudi pri nas je še precej funkcionalnosti, ki jih še nismo dovolj dobro spoznali, da bi jih v celoti vključili v svoje procese – od HRM in podpore strankam do možnosti, povezanih z umetno inteligenco.«

Arhiv naročnika

Sistem mora slediti podjetju in ne obratno

Ena od pomembnih značilnosti Intrixa je možnost prilagajanja sistema procesom posameznega podjetja. Ob uvedbi strokovna ekipa najprej analizira obstoječe stanje in potrebe podjetja, nato pa pripravi predlog rešitve in potrebnih prilagoditev.

Podjetje Intrix Solutions ima po trenutno objavljenih podatkih za seboj več kot 800 implementacij Intrixa, sistem pa uporablja več kot 8.000 aktivnih uporabnikov. Uporabnikom zagotavljajo tudi lastno podporno ekipo, ki pomaga pri uporabi, nastavitvah, dostopih, prilagoditvah in povezovanju z drugimi orodji.

Velik prihranek časa in stroškov

In če povzamemo - poslovna orodja se izjemno hitro razvijajo in se bodo razvijala tudi v prihodnje, vse pomembnejšo vlogo pa bodo pri tem zagotovo imeli avtomatizacija, umetna inteligenca in nove tehnologije. Osnovna potreba podjetij pa kljub temu ostaja podobna: imeti prave informacije na voljo takrat, ko jih zaposleni potrebujejo.

Arhiv naročnika

»Po več kot petnajstih letih uporabe lahko rečem, da je največja prednost sistema, da informacije niso več razpršene na številnih mestih. Delo je preglednejše, podatki so dostopni takoj, ko jih potrebujemo, veliko rutinskih opravil pa lahko opravi sistem. Tako lahko hitro ugotovimo, da z Intrixom prihranimo ogromno časa in s tem seveda tudi stroškov,« Edo povzame svojo izkušnjo in v smehu doda, da ima prihranek časa tudi eno zanimivo posledico. »Zelo hitro dobimo novo delo, ki nam prihranjeni čas spet zapolni. To pa pravzaprav ni slabo. Običajno pomeni le, da lahko podjetje v enakem času naredi več in se hitreje razvija.«

Vsebino omogoča Intrix Solutions d.o.o.